DEFINICJE

• 1. Administrator – Archiwum Akt Nowych w Warszawie, ul. Hankiewicza 1, 02-103 Warszawa, administrator Portalu Bitwy Warszawskiej 1920

• 2. Portal 1920 – serwis internetowy mieszczący się pod adresem internetowym 1920.gov.pl.

• 3. Użytkownik – każda osoba fizyczna korzystająca z Portalu Bitwy Warszawskiej 1920.

W związku z udostępnieniem przed Administratora możliwości dzielenia się przez Użytkowników za pośrednictwem Portalu 1920 materiałami związanymi z bitwą warszawską stoczoną w dniach 13–25 sierpnia 1920 roku, koniecznym stało się ustalenie i wdrożenie odpowiednich zasad polityki prywatności.

Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe Użytkowników, którzy dobrowolnie zdecydują się na udostępnienie materiałów do tzw. „Zbiorów Rodzinnych” dostępnych w zakładce 1920.gov.pl/zbiory-rodzinne/. Podanie przez Użytkowników danych osobowych jest niezbędne do prawidłowego i zgodnego z prawem opublikowania przez Administratora dostarczonych przez nich materiałów.

Administrator może wymagać podania przez Użytkownika danych osobowych również w innych przypadkach np. w związku z wypełnieniem formularza kontaktowego, w celu jego poprawnej identyfikacji i ewentualnej realizacji żądania Użytkownika. 

Polityka prywatności Portalu 1920 jest w pełni zgodna z postanowieniami Rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w dalszej części zwana w skrócie „RODO”). O tym jak przetwarzane są Twoje dane osobowe możesz dowiedzieć się w zakładce RODO (https://1920.gov.pl/rodo/).

Administrator szanuje prywatność wszystkich użytkowników sieci Internet, szczególną wagę przykładając do ochrony prywatności Użytkowników Portalu 1920.

Polityka Prywatności zapewnia każdemu Użytkownikowi dostęp do niezbędnych informacji, które pozwalają podjąć decyzję o skorzystaniu z usług dostarczanych przez Administratora i zakresie udostępnienia swoich danych.

Wszystkie udostępnione przez Użytkowników dane zostaną wykorzystane wyłącznie w celach, dla których nastąpiło ich przekazanie!

Niniejsza Polityka Prywatności odnosi się wyłącznie do Portalu 1920. W ramach Portalu 1920 znajdują się również odnośniki do innych stron internetowych. Administrator sygnalizuje, że wraz z przejściem na inną stronę internetową należy zapoznać się z obowiązującą na niej polityką prywatności.

I. Ochrona danych

Administrator zabezpiecza dane udostępnione przez Użytkowników przed nieupoważnionym wykorzystaniem lub ujawnieniem. Wszystkie dane są przechowywane i przetwarzane przy zachowaniu najwyższych standardów ochrony.

Administrator korzysta z fizycznych i elektronicznych sposobów zabezpieczenia danych osobowych odpowiadające w pełni wymogom stawianym przez aktualnie obowiązujące przepisy prawa polskiego i unijnego, w szczególności ustawę z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych oraz ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Fizyczna ochrona danych jest szczegółowo uregulowana wewnętrzną procedurą opracowaną przez Administratora. Ochrona ta obejmuje w szczególności dostęp do danych osobowych wyłącznie dla osób upoważnionych przez Administratora do ich przetwarzania oraz zabezpieczenie pomieszczenia, które jest używane przez Administratora do przechowywania danych. Do pomieszczenia nie mają dostępu żadne nieupoważnione osoby.

Elektroniczna ochrona danych uwidacznia się stosowaniu nowoczesnych zabezpieczeń elektronicznych chroniących dane Użytkowników przed dostępem osób trzecich. Zarówno architektura strony internetowej jak i odpowiedni wybór serwera minimalizują ryzyko wycieku danych. Formularze, w których zbierane są dane osobowe bezpośrednie, są ponadto chronione za pomocą bezpiecznego połączenia szyfrowanego typu Secure Socket Layer – SSL.

Administrator podejmie wszystkie niezbędne kroki w celu ochrony powierzonych przez Użytkowników danych. Każdy z pracowników Administratora mający dostęp do takich danych, zobowiązany jest do przestrzegania rygorystycznych zasad dotyczących bezpieczeństwa ich przechowywania. Dodatkowo, z każdym podmiotem zewnętrznym, który mógłby mieć możliwość dostępu do danych Użytkowników (np. administrator serwera), zawierane są specjalne umowy, gwarantujące poufność i bezpieczeństwo powierzonych danych.

II. Gromadzenie danych

Administrator gromadzi jedynie dane dobrowolnie udostępnione przez Użytkowników, w celach do jakich zostały one zgromadzone. 

Korzystając z Portalu 1920 możesz udostępnić Administratorowi dwa rodzaje danych: dane osobowe pośrednie i dane osobowe bezpośrednie.

Dane osobowe pośrednie to takie dane jak lokalizacja, numer IP, pliki dziennika, informacje systemowe, dane o używanej przeglądarce itp. Dane te pozwalają jedynie na podstawową identyfikację Użytkownika np. stwierdzenie, że ktoś z Warszawy czy Torunia odwiedził stronę internetową i korzystał z przeglądarki Safari. Dane osobowe pośrednie są zbierane również przez pliki cookies. Więcej o plikach cookies stosowanych przez Administratora można dowiedzieć się w pkt. VIII.

Dane osobowe bezpośrednie są danymi osobowymi w powszechnym tego słowa znaczeniu tj. obejmują takie informacje jak imię i nazwisko, numer telefonu oraz e-mail. O dane tego typu Administrator poprosi Cię tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizowania żądanej przez Ciebie usługi tj. opublikowania udostępnionych przez Ciebie materiałów na łamach Portalu 1920. Dane te są niezbędnym elementem właściwej identyfikacji Użytkownika i ich fikcyjność, niedokładność lub niepełność może uniemożliwić publikację materiałów. 

Podanie danych osobowych bezpośrednich takich jak adres e-mail oraz imię i nazwisko jest dobrowolne, ale konieczne, aby móc skorzystać z formularza kontaktowego.

III. Dostęp do zgromadzonych danych

Administrator na każde żądanie Użytkownika ma obowiązek udostępnić mu wszelkie przechowywane informacje, które go dotyczą. Użytkownik ma prawo do poprawienia swoich danych oraz żądania ich częściowego lub całkowitego usunięcia.

W sprawie dostępu do zgromadzonych danych osobowych oraz jakichkolwiek pytań w tym zakresie należy wysłać do Administratora wiadomość na adres e-mail iod@aan.gov.pl.

IV. Przetwarzanie i wykorzystywanie danych

Dane osobowe pośrednie służą przede wszystkim do celów statystycznych. Pomagają również w ulepszaniu funkcjonalności strony i dostosowanie jej architektury do potrzeb Użytkowników.

Dane bezpośrednie, podane przez Użytkowników w procesie weryfikacji tożsamości Użytkowników pod kątem posiadania przez nich praw autorskich do przekazanych Administratorowi materiałów. Administrator może wykorzystywać dane również w celu kontaktu z Użytkownikiem.  

V. Udostępnianie danych

Administrator Portalu 1920 dopuszcza możliwość przekazania danych podmiotom świadczącym usługę obsługi systemów i oprogramowania informatycznego, podmiotom zewnętrznym świadczącym usługi na rzecz Administratora oraz podmiotom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym organom administracji publicznej

VI. Prawa autorskie. Umowa licencyjna. Materiały udostępnianie przez Użytkowników

Użytkownik może udostępnić Administratorowi materiały związane tematycznie z bitwą warszawską w celu ich publikacji na łamach Portalu 1920. Udostepnienie materiałów powoduje zawarcie umowy licencyjnej pomiędzy Administratorem a Użytkownikiem, której przedmiotem są zasady udostępnienia materiałów. 

Materiały publikowane na łamach Portalu 1920 mogą mieć formę fotografii, pamiętników, map, listów itp. Tematyka materiałów powinna być związana z wydarzeniem historycznym – bitwą warszawską stoczoną w dniach 13–25 sierpnia 1920 roku. 

Przesyłając materiały Użytkownik oświadcza, że:

• 1. podane przez niego dane osobowe tj. imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail są prawdziwe,
• 2. posiada prawo do dysponowania materiałami,
• 3. materiały nie są obciążone żadnym prawem przysługującym osobom trzecim innym niż Użytkownik, a jeżeli są, to Użytkownik posiada ich zgodę na udostępnienie materiałów Administratorowi Portalu 1920,
• 4. udziela Administratorowi niewyłącznej, bezpłatnej licencji, nieograniczonej czasowo i terytorialnie, do publikacji przesłanych materiałów na łamach Portalu 1920 z prawem jej przeniesienia na Archiwum Państwowe. 

Użytkownik może również dołączyć opis do przesłanych materiałów (umieszczenie opisu jest równoznaczne ze zgodą na jego publikację) oraz oznaczyć materiał imieniem i nazwiskiem własnym lub osoby trzeciej, której materiał dotyczy (o ile wyraziła na to zgodę osobiście lub taką zgodę wyrazili jej następcy prawni). 

Po przekazaniu przez Użytkownika materiałów Administrator zastrzega sobie prawo do:

• 1. odmowy publikacji materiałów bez podania przyczyny (odmowa publikacji skutkuje usunięciem przesłanych materiałów oraz danych osobowych z serwerów Administratora),
• 2. wprowadzenia zmian edycyjnych i redaktorskich np. poprawianie błędów językowych, oczywistych niedokładności, obróbki graficznej przesłanych materiałów itp. 

Portal 1920 jest serwisem o charakterze edukacyjnym i Administrator nie czerpie żadnych korzyści majątkowych z udostępniania materiałów przesłanych przez Użytkowników.

VII. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator ma prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności w każdym czasie z tym zastrzeżeniem, iż żadne modyfikacje nie będą powodowały osłabienia ochrony powierzonych przez Użytkowników danych i będą zgodne z RODO. 

VIII. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”)

Zgodnie z dnia 16 lipca 2004 r. prawo telekomunikacyjne, Administrator informuje wszystkich użytkowników Portalu 1920 o zasadach przechowywania informacji na urządzeniach należących do użytkowników przy pomocy tzw. plików cookies.

Administrator wypełniając nałożone na niego ustawą obowiązki, określa poniżej zasady przechowywania oraz udostępniania informacji na urządzeniach końcowych 

Co to są pliki cookies i jakie są ich rodzaje?

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe stanowiące dane informatyczne służące do korzystania ze stron internetowych, a przechowywane na urządzeniach użytkowników. Pliki cookies są umieszczane na urządzeniu użytkownika w związku ze świadczeniem przez niego usług drogą elektroniczną.

Pliki cookies stosowane przez Administratora zawierają m.in. nazwę domeny pod którą znajduje się Portal 1920, czas przechowywania na urządzeniu użytkownika oraz konkretną wartość. Pozwalają w uproszczeniu na identyfikację oprogramowania i dostosowanie dzięki tej informacji funkcji Portalu 1920 do indywidualnych wymagań odbiorcy.

Administrator stosuje dwa rodzaje plików cookies:

• sesyjne – przechowywane na urządzeniu użytkownika tylko do czasu zakończenia sesji używanej przez niego przeglądarki, a następnie automatycznie usuwane;
• trwałe – przechowywane na urządzeniu użytkownika do momentu ich ręcznego usunięcia, jednak nie dłużej niż określony przez Administratora czas.

Do czego wykorzystuje się pliki cookies?

Administrator stosuje pliki cookies przede wszystkim do dostosowania strony Portalu 1920 do indywidualnych potrzeb jego Użytkowników.  Administrator wykorzystuje cookies w opisanych poniżej celach:

• 1. przystosowanie zawartości strony Portalu 1920 do indywidulanych preferencji użytkownika tj. czcionki, sposób wyświetlania, język itp.,
• 2. zapamiętanie ustawień uprzednio zdefiniowanych przez Użytkownika np. trwałe wyłączenie wyskakujących okienek itp.,
• 3. tworzenia w pełni anonimowych statystyk korzystania z Portalu 1920, w celu jego ulepszenia i optymalizacji.

Bezpieczeństwo

Żaden z rodzajów wykorzystywanych przez Administratora plików cookies nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani informacji poufnych dotyczących użytkowników. Za pomocą plików cookies nie mogą się także przedostać na urządzenie użytkownika żadne wirusy ani złośliwe oprogramowanie.

Zmiany warunków przechowywania i wyłączenie plików cookies

Za pomocą ustawień używanej przeglądarki internetowej, Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić warunki przechowywania plików cookies na swoim urządzeniu końcowym. W szczególności może zablokować automatyczną obsługę tego rodzaju plików lub zdefiniować ostrzeżenie o próbie ich umieszczenia na wykorzystywanym przez niego urządzeniu.

W każdej chwili, za pomocą dostępnych w przeglądarce ustawień, można usunąć wszystkie lub wybrane pliki cookies z urządzenia. W taki sam sposób można także na stałe zablokować ich używanie.

Ograniczenie lub usunięcie plików cookies może doprowadzić do zmiany funkcjonalności niektórych elementów Portalu 1920.